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十年教务秘书:“我就是三头六臂,也难破6大困局”(摘录)
2021-04-15威廉希尔体育APP科技

“做教学秘书,你不用担心失业”,谢老师苦笑着说“能转的多数都转了,我们留人还来不及。”一项调查也证明了这一点,教学秘书的离职率是辅导员的2倍,是高校各岗位平均数字的4倍。

教学秘书和辅导员,同是高校面向师生服务的一线“排头兵”。不同的是,辅导员的专业化、职业化发展路线日渐清晰,而教学秘书深陷发展受限的泥潭中,不能自拔。

01
“三个脑袋”的教学秘书
教学秘书有三头,“院里头、处里头、师生那头”,教学秘书需要长三个脑袋来聆听三种声音。教务处教学秘书是本部门分散在各二级学院的工作人员。

教学秘书是教务处与二级学院连接的桥梁,起到上情下达、下请上报的作用。教务处通过教学秘书将任务布置到二级学院并回收二级学院的上报材料。
二级学院教学秘书是院、系教学管理的基层管理者。
1)教学秘书为教学院长提供本部门教学方面的各类信息;2)代表教学院长与其他教学部门协调教学安排及实施过程中需要共同解决的问题;

3)将二级学院教学院长布置的各项工作落实到教研室及教师,并协助完成;

4)检查教学活动的实施过程是否符合教学管理规定、教学材料是否符合管理规范;管理教学档案等。

师生教学秘书是服务者,为教学服务,为教师服务,为学生服务。
1)老师:为教师教学提供教学任务书、课表、教材、教室日志、学生名单等;为教师教学研究提供相关信息和数据支持;帮助教师解决教学科研中遇到的问题及突发事件。2)学生:组织学生完成专业方向和公选课、修课、网络课的课程选择;为学生办理学籍异动、课程的免考免修手续;安排学生补考重修;为成绩差的学生提出学业预警;为毕业班的学生完成毕业资格审核等。

三个声音,三类标准,让教学秘书深感头痛,所有人都知道教学秘书事务繁多、责任重大。那么“日理万机”的教学秘书能不能提炼出“方法”、磨砺出“专业”、承担起“使命”呢?
02
教学秘书的“六条胳膊”
教学管理的工作繁杂而重要,但长期以来社会各界没有认识到管理存在的科学性,存在着“谁来都可以,谁干都一样”的错误认知。但在一线冲锋的教学秘书必须自力更生,六大能力必不可少。

一、系统统筹能力:有计划、有余地
教学秘书的工作是一个系统工作,具有复杂性。一方面,日常高校教学工作内容的种类繁多,需要做好时间分配;另一方面,在特殊的时间段,如学科评估、教学评估、专业认证等时期会有更多的临时工作。教学秘书需要整体把握工作节奏,事前有计划、计划有余地;既要考虑可行性和可操作性,又要处理好院校关系。

二、协作沟通能力:拧成一股绳
教学秘书,主要目标是服务教学,具有服务性。教学秘书需要和师生频繁地打交道,沟通能力必不可少。同时,教学秘书经常要同上级部门和领导沟通信息,接收学校有关教学方面的信息,汇报本院(系)的教学工作情况,需要协调各方面的需求、步调,形成一股合力。

三、技术运用能力:实现现代化管理
高校的各项教学工作都有明确的截止时间,具有时效性。如教学政策的调整一般以学年的上学期开始为节点;各级各类考试的安排更是精确到某一天某一时刻。同时,随着智慧校园的建设,很多教学管理工作都在线上进行。在数字化校园中,不能掌握各类软件和学校系统的使用方法,就无法保障工作的正常进展。

四、教学管理能力:吃透政策、落到实处
教学秘书是院系领导的参谋和助手,具有辅助性。院系领导的工作千头万绪,需要教学秘书做好辅助工作。一是掌握教务管理方面的知识技能。教务人员不仅要掌握完整的教务知识结构体系,还要能够将卓有成效的用之于实践,成为教务管理专家。二是理解各类方针、政策。在各类工作中,认真贯彻执行相关政策和规定。

五、知识学习能力:面向学科、面向管理
教学秘书的工作涵盖了教学工作的全流程,具有综合性。一是学习教育理论方面的知识技能。高校教务人员要通晓教育学、心理学、教育管理学,尤其要精通教学管理的知识与技能。二是了解各院系相关学科的专业知识。主要是相关学科的课程体系、课程设置、课程标准,知晓学科知识框架。

六、数据思维能力:数据赋能、提升服务
教学秘书工作需要处理大量的数据,具有准确性。比如,学院的教学数据如毕业率、升学率、获奖情况等,在学院的各类评估中起着至关重要的作用。而对于一个学生而言,他的成绩将决定他的命运。在数据赋能成为趋势的当下,数据思维和分析能力愈发重要。

为了应对挑战,教学秘书进化出“六条胳膊”。可惜的是,很多人少有发挥主观能动性的机会,只是跟着既有的轨迹运动,日复一日在重复工作中疲于奔命为何如此?

03
难破的六重困局
一、一眼到底,未来发展受限
以沿海某大学为例,教学秘书的最高领导职务级别为正科级。这就意味着,如果一位高学历人才从事教学秘书工作,未来的天花板就是科级。对于希望在教学秘书岗位上做出成就的年轻人来说,一眼到底的生活无疑缺乏吸引力。

二、好坏一样,缺乏合理评价
一位教学秘书说:教学秘书要为所在学院的每一位老师、学生做好与教学有关的服务,这种服务没有标准,标准在是使对方满意。几年下来,他却发现“学校注重的是对个人有形成果的考核,而教学秘书整天忙于一些事务性工作,外人根本看不出什么成绩,做好做坏差不多。

三、工作繁重,没有成就感
有调查发现,教学秘书对工作不满意的首要原因是“工作繁重”,这一事实直接导致了大量教学秘书纷纷转岗。教学秘书每天要埋头于注册、选课、排课、考核、考试、师生咨询等事务性工作中,没有时间来进行研究创新等工作,也就无法在高校体系中获得提升。

四、只听不说,缺乏科研机会
教学秘书位于教学管理第一线,拥有理论联系实际的机会,对教学管理的问题有着深刻的了解。但是,在目前“重教学,轻管理”的氛围中,教学秘书能“听”,不能“说”,科研项目申请难。一方面,浪费了一些教学管理理论发展的潜在可能性,另一方面,使得教学秘书缺乏提升能力、获得成果的机会。

五、权职责分离,工作缺乏自主性
教学秘书,是最基层的教学管理人员。但在实际工作中,教学秘书“有责而无权”,“只做事无管理”,面对各种因缺乏管理而出现的状况,智能被动的充当“救火队员”。“事务型” 、“经验型”管理盛行,“内行”管理未能普遍实现,让教学秘书的专业化、职业化难以推行。

六、不受重视,未来改善预期不高
目前,高校中仍存在着对教育管理的重要性与科学性认识不足 ,将教务管理简化为一些简单的事务性工作的现象。教学秘书不仅在职称、评奖等方面比同等学历/能力的人少,而且在学习、培训上被长期忽视。这些现象极大影响了教学秘书的工作积极性,导致一些能力强的人调离岗位或离开学校。

04
结语
教学秘书作为一种职业,如果不受欢迎,必然导致人才流失,失去发展的人才基础。而教学管理作为一个实践能力要求极高的工作,一线从事教学管理的教学秘书却不断流失,限制着高等教育教学管理的提升,也是高等教育事业的损失。加速教学秘书的专业化、职业化发展的推进,已经刻不容缓。

参考资料:
陈文贵,杨玉林《教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设》
徐 东《教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求》
王诚怡《关于做好高校教学秘书工作的几点思考》
段玉玲《重视高校教学秘书工作, 加强教学管理》
蔡银宁《高等院校教学秘书的作用及素质培养》
刘花德《浅谈高校教学秘书的工作内容与能力需求》
杨素秋《人力资源视觉下如何稳定高职院校教学秘书队伍》
苏怡璇《对高校教学管理人员职业倦怠现状的反思——以教学秘书为例》
王十一《独立学院教学秘书工作创新能力的培养路径》
康艺二《新媒体时代高校教学秘书队伍建设探析》
周青《高校教务人员职业化问题探析》
黄锐远《高校教学秘书队伍问题及对策研究》
翟佳会《教学秘书工作在高校教学管理中的特点及作用分析》
封钰《高校教学秘书管理服务育人路径研究》